Organisation de séminaires
Pourquoi faire appel à un organisateur de séminaire professionnel ?
L’organisation de séminaire est une mission à ne pas prendre à la légère, car elle marquera les esprits des collaborateurs d’une entreprise.
Découvrez comment avoir un séminaire d’entreprise réussi au meilleur coût et avec les meilleures activités.
Chez Séminaires & Events, nous proposons des prestations clé en main adaptées à chaque besoin.
Définir les objectifs et le type de séminaire
Déterminer les objectifs du séminaire
Il est crucial de comprendre vos raisons de l’organisation d’un séminaire.
- Est-ce un séminaire d’entreprise pour renforcer l’équipe ?
- Un séminaire de rentrée pour remotiver et procéder à l’intégration de nouveaux ?
- Dispenser une formation professionnelle étape par étape ?
- Lancer un produit ?
- Une convention ?
Chaque objectif aura un impact différent sur la planification. Par exemple, les séminaires de formation nécessiteront davantage de salles dotées de matériel pédagogique (tableaux, carnets de prise de notes), tandis que les lancements de produits pourront nécessiter une grande salle avec un espace d’exposition afin de les mettre en valeur au maximum.
Vous hésitez sur le type de séminaire à choisir ou sur la meilleure forme à lui donner ? Contactez-nous, c’est notre métier.
Sélectionnez le type de séminaire
Une fois vos objectifs déterminés, il est temps de choisir l’un des autres fondamentaux, le type d’atelier : team building, formation, management, etc.
Par exemple, l’organisation d’ateliers de team building comprennent souvent des activités amusantes qui se déroulent dans des lieux originaux et des ateliers pratiques. C’est ce mix qui en fait le succès auprès des salariés (anciens ou nouveaux) et renforcera leur motivation.
Les séminaires de gestion se concentrent plutôt sur les réunions stratégiques entre collaborateurs et les présentations dans un cadre plus formel.
Liste des types de séminaires et leurs caractéristiques :
- Team Building : activités de cohésion pour renforcer la cohésion interne, animations sur plusieurs thèmes, jeux de groupe pour permettre de créer du lien. Vous pouvez aussi rajouter une dimension RSE pour faire d’une pierre deux coups et améliorer votre image “durable” et “éco-responsable”.
- Formation : séminaires, cours ou stages.
- Management : réunions stratégiques ou brainstorming (remue-méninges en bon français).
Planification de la logistique d’un séminaire
Déterminer la date et la durée de votre séminaire
Choisissez une date appropriée et déterminez la durée de l’atelier en fonction de vos objectifs et aussi de la disponibilité des participants. Évitez aussi les dates proches des ponts ou autres jours fériés.
Par exemple, pour un atelier de formation, une durée de deux à trois jours peut être idéale, tandis qu’un atelier de team building peut être réalisé en une journée ou une demi-journée selon vos moyens.
Exemple de calendrier avec des périodes idéales :
- Formation : printemps et automne.
- Team Building : été et fin d’année, idéal pour booster le moral de vos employés.
- Direction : début et milieu d’année pour repartir sur de bonnes bases.
Sélectionnez le lieu du séminaire
Le choix de l’emplacement pour un séminaire réussi est crucial. Il doit être pratique, idéalement proche, avoir une capacité suffisante et être équipé de l’infrastructure nécessaire.
Paris, Bordeaux, Lyon, proche de la nature (dans un parc par exemple), dans vos bureaux ou organiser un voyage à l’autre bout du monde est aussi possible selon le but recherché et votre budget.
Lors de votre recherche de lieux, pensez aux endroits qui offrent des services supplémentaires tels que l’hébergement et les repas (hôtels, club vacances…).
Tableau de comparaison des critères de sélection des lieux à choisir :
| Normes | Importance | Remarques |
|---|---|---|
| Accessibilité | Élevé | À proximité des transports |
| Capacité | Moyenne | Salle modulaire |
| Équipement | Élevé | Audio-visuel, Wi-Fi |
| Services supplémentaires | Moyenne | Hébergement, nourriture et boissons |
Budgétisation de votre événement
Créez un budget réaliste qui couvre tous les aspects du séminaire : loyer, repas, transport, activités, etc.
Visez plus large, mais sans être excessif (15% est un bon chiffre), les évènements ont souvent tendance à dépasser le budget en cas d’imprévu (prestataire qui décommande…).
Vous pouvez utiliser des outils en ligne pour vous aider à gérer vos dépenses et éviter les dépenses excessives.
Outils en ligne pour gérer les budgets et les dépenses :
- Google sheets ou Excel qui est livré avec des modèles prédéfinis
- D’autres applications disponibles directement depuis la recherche google
Inviter des intervenants externes
Sélectionnez et invitez des conférenciers ou formateurs externes pour apporter une valeur ajoutée à l’atelier de votre entreprise. Par exemple, un expert du secteur pourrait animer une séance inspirante sur les tendances actuelles.
Pour un esprit plus bon enfant, vous pouvez faire appel à un professionnel du rire ou un autre évènement original. Le but est de rassembler les équipes pour établir une culture d’entreprise et fêter une occasion particulière.
Organiser un séminaire d'entreprise
Plan de l’atelier d’entreprise
Faites un rétroplanning détaillé qui comprend différents cours, activités ludiques et temps libre.
Soyez exhaustifs et évitez de laisser trop de temps mort pour éviter que les participants ne s’ennuient.
Un bon plan équilibre à la fois le temps de travail et le temps de détente
Modèle de programme d’un séminaire :
- Matin : accueil, séance plénière
- Après-midi : séminaires, activités de groupe entre collègues (vous pouvez récompenser les meilleurs si vous le souhaitez)
- Soirée : dîner (ce sera l’occasion d’échanger sur le séjour et de tisser des liens durables)
Planifier des activités de team building
Intégrer des activités pour renforcer la cohésion d’équipe et améliorer la communication interne. Par exemple, des jeux de rôle, des défis d’équipe ou des activités de plein air.
Ce sera l’occasion pour vos salariés d’avoir une véritable pause dans leur quotidien.
Liste de contrôle d’idées pour des activités de team building :
- Jeux de rôle
- Jeux d’évasion (escape game)
- Ateliers créatifs
N’oubliez pas que ce n’est pas le nombre d’activités qui va être la mesure du succès de l’évènement, mais plutôt comment il se déroule et la satisfaction globale.
Notre équipe se tient à votre disposition pour réaliser au mieux votre séminaire d’entreprise. Contactez-nous pour voir comment nous pouvons vous accompagner.
Gérer les participants
Envoyez des invitations et gérez les inscriptions
Créez et envoyez des invitations, puis gérez les réponses des participants. L’automatisation de ce processus à l’aide d’outils en ligne peut être très utile.
Outils en ligne pour gérer l’inscription :
- Eventbrite
- Tableau Excel pour recenser les participants (plus classique mais reste efficace)
- Feuille de papier que l’on fait passer dans l’entreprise (old school mais le fait de faire passer de main en main permet d’éviter des oublis)
Organiser le transport et l’hébergement
Développer des solutions de transport et d’hébergement pour les participants est à ne pas négliger. Pensez à proposer une variété d’options en fonction du budget et des préférences des participants.
Options de transport et d’hébergement et grille tarifaire associée :
| Options | Coût approximatif | Remarques |
|---|---|---|
| Co-voiturage | 20-50€ par personne | Essence et péage seront les seuls coûts |
| Bus affrété | 1000€ par jour | Idéal pour les groupes |
| Train | 50-100€ par personne | Dépend de la destination |
| Hôtel trois étoiles | 80€ par nuit | Bon rapport qualité/prix |
| Hôtel cinq étoiles | 200€ par nuit | Luxe et confort seront au rendez-vous |
Prédire les besoins alimentaires
Tenez compte du régime alimentaire et des préférences des participants est essentiel même si ce n’est pas le plus facile.
Une variété d’options sont disponibles pour répondre aux besoins de chacun.
Liste des options de restauration adaptées :
- Menu végétarien
- Menu vegan
- Menu sans gluten
- Menu Halal/Casher
Diffusion et promotion des séminaires
Développer une stratégie de communication pour votre séminaire
Élaborer un plan de communication pour promouvoir l’atelier dans votre entreprise ou avec les différentes parties prenantes.
Avant, pendant et après l’événement. Utilisez une variété de médias pour atteindre un large public.
Fournir un support de communication
Préparer les supports de communication pour annoncer l’évènement et son déroulement : brochures, plans, badges, etc.
Utilisez des modèles pour personnaliser ces documents plus rapidement.
Suivi et évaluation de l’atelier
Recueillir les commentaires des participants
La mise en œuvre signifie recueillir les impressions et les suggestions des participants. Utilisez des questionnaires de satisfaction pour obtenir des commentaires constructifs.
Questionnaire de satisfaction en ligne après l’évènement :
- Qr Code
- Formulaire papier
- Réunion de bilan formelle ou informelle
Vous avez l’embarras du choix. Nous vous recommandons le questionnaire en ligne afin de pouvoir traiter les données plus facilement.
Résultats et impact de l’analyse
Analyser les retours pour mesurer l’impact de l’atelier et identifier les domaines à améliorer pour votre prochain atelier. Utiliser des outils analytiques pour interpréter les données collectées (Excel avec des graphiques visuels, Sphinx, Google Forms…).
Cet article complet propose une vision claire et structurée pour organiser un atelier. Des éléments interactifs et des ressources complémentaires enrichissent le contenu et offrent une expérience utilisateur optimale.
Optez pour un séminaire sur-mesure au budget qui vous convient
Notre équipe de spécialistes sera ravie de vous aider à organiser votre séminaire d'entreprise !
